Comment Robin traite les données personnelles

Cette politique s'adresse aux visiteurs de robin.vet, aux personnes qui demandent une démonstration, aux utilisateurs professionnels de Robin, ainsi qu'aux clients, propriétaires d'animaux ou patients qui échangent avec une structure vétérinaire utilisant Robin.

Elle explique comment Robin traite les données personnelles dans ces différents contextes. Elle ne remplace pas la politique de confidentialité du cabinet ou de la clinique vétérinaire qui utilise Robin pour sa propre relation avec ses clients et patients.

Robin désigne le service disponible sur le domaine robin.vet, ses interfaces, ses outils de messagerie, ses fonctions d'agenda et les services techniques nécessaires à son fonctionnement.

Lorsque cette page parle d'un cabinet, d'une clinique ou d'une structure vétérinaire, elle vise l'organisation professionnelle qui configure et utilise Robin pour gérer ses demandes entrantes.

Le rôle de Robin dépend du contexte. Pour le site, les demandes de démonstration, le support et la relation commerciale directe, Robin détermine pourquoi et comment certaines données sont traitées.

Pour les conversations, rendez-vous, dossiers et instructions gérés pour le compte d'un cabinet ou d'une clinique, la structure vétérinaire décide en principe des finalités et des moyens essentiels. Robin traite alors les données sur instruction, afin de fournir le service.

Selon la configuration de la structure vétérinaire, Robin peut traiter vos coordonnées, votre numéro de téléphone, le contenu de vos messages WhatsApp, les dates et motifs de rendez-vous, les informations utiles à l'identification de votre animal, ainsi que les informations que vous choisissez de communiquer dans la conversation.

Certaines informations peuvent être sensibles, par exemple lorsqu'elles concernent la santé d'un animal, un traitement, un examen, une urgence ou un suivi médical vétérinaire.

Ces données servent à accueillir votre demande, comprendre son objet, proposer ou modifier un rendez-vous, transmettre une demande à l'équipe, envoyer des confirmations ou rappels, et permettre à la structure vétérinaire de vous répondre correctement.

Robin traite ces informations uniquement dans le cadre du service attendu par la structure vétérinaire qui utilise Robin.

Les membres autorisés du cabinet ou de la clinique peuvent accéder aux informations nécessaires pour traiter votre demande. Des membres autorisés de Robin peuvent aussi y accéder de manière limitée lorsque cela est nécessaire pour le support, la sécurité, le diagnostic technique ou le fonctionnement du service.

Des prestataires techniques peuvent traiter certaines données pour l'hébergement, l'authentification, la messagerie WhatsApp, l'agenda, le support ou la sécurité. Ils ne peuvent les utiliser que pour fournir les services attendus.

Pour une demande liée à une conversation, un rendez-vous, un animal ou un dossier suivi par une structure vétérinaire, contactez d'abord le cabinet ou la clinique concernée. Cette structure est généralement la mieux placée pour vérifier votre identité et traiter la demande.

Si votre demande concerne directement Robin, ou si vous ne savez pas à qui vous adresser, vous pouvez écrire à info@robin.vet. Nous vous aiderons à orienter la demande vers le bon interlocuteur.

La durée de conservation dépend des instructions du cabinet ou de la clinique, de la nature de la demande, du fonctionnement du service et des obligations légales ou contractuelles applicables.

Lorsque Robin agit comme sous-traitant, la suppression, l'archivage ou la limitation des données est gérée selon les instructions de la structure vétérinaire concernée.

Robin peut traiter les données de compte professionnel, les coordonnées des membres de l'équipe, les rôles et droits d'accès, les paramètres de la structure, les informations de configuration, les contenus de base de connaissances, les règles de routage, les intégrations activées et les journaux techniques.

Robin peut également traiter les données liées aux demandes entrantes, rendez-vous, actions de suivi, messages, notifications et historiques opérationnels nécessaires au fonctionnement du service.

Ces données sont utilisées pour créer et administrer votre espace de travail, fournir les fonctions de messagerie et d'agenda, appliquer vos instructions, sécuriser les accès, fournir le support, améliorer la fiabilité du produit et respecter nos obligations contractuelles ou légales.

Les données de votre structure ne sont pas vendues. Les données de conversation ou de soins vétérinaires ne sont pas utilisées pour de la publicité.

L'intégration Google Calendar est optionnelle. Elle n'est activée que si une personne autorisée par la pratique lance le flux OAuth Google, consulte les autorisations demandées par Google et donne son consentement.

Robin utilise alors Google Calendar uniquement pour les fonctions visibles dans Robin : découvrir les agendas disponibles, permettre au cabinet de choisir explicitement les agendas reliés aux membres de l'équipe, lire les disponibilités utiles, créer des rendez-vous, modifier ou annuler des rendez-vous, déplacer des rendez-vous et garder l'état de planning synchronisé.

Robin ne demande pas de données Google Calendar pour des finalités cachées ou secondaires. Si Robin devait utiliser des données Google Calendar d'une nouvelle façon, cette politique serait mise à jour et un nouveau consentement serait demandé avant cette nouvelle utilisation.

Robin demande uniquement les champs d'application nécessaires aux fonctions de planning activées par la pratique. Selon la configuration choisie, les champs Google Calendar suivants peuvent être demandés.

Les champs d'application sensibles, notamment calendar.events, exigent une autorisation Google et un consentement explicite de l'utilisateur Google qui connecte le compte.

Robin peut accéder à l'adresse email du compte Google connecté, aux champs d'application accordés, à la liste des agendas disponibles, aux identifiants d'agenda, noms d'agenda, fuseaux horaires, rôles d'accès, indicateurs de sélection, plages de disponibilité, plages occupées, identifiants d'événement, statut, transparence, titre, description, lieu, début, fin, fuseau horaire, date de mise à jour et propriétés étendues des événements nécessaires au planning.

Robin utilise ces données seulement pour fournir ou améliorer les fonctions de planning visibles par la pratique dans Robin : disponibilités, création, modification, annulation, déplacement, rappels, diagnostic technique et synchronisation des rendez-vous.

Robin stocke les jetons OAuth Google sous forme chiffrée côté serveur, les champs d'application demandés et accordés, l'indication du compte connecté, les agendas explicitement sélectionnés, les informations de liaison entre membres de l'équipe et agendas, ainsi que les métadonnées de rendez-vous et de synchronisation nécessaires au fonctionnement du service.

Non. Les données Google Calendar obtenues via OAuth ne sont jamais vendues, partagées, transférées, divulguées à des tiers, ni utilisées pour la publicité, le retargeting, des profils publicitaires, la revente, la surveillance, le crédit ou l'entraînement de modèles.

Aucune donnée Google Calendar n'est envoyée vers une autre intégration, un courtier de données, une plateforme publicitaire, un revendeur d'information ou un service externe indépendant.

Lorsque Robin crée, modifie, annule ou déplace un rendez-vous, l'action est écrite uniquement dans l'agenda Google que la pratique a autorisé et sélectionné. Cette écriture sert à mettre à jour l'agenda connecté, pas à divulguer des données Google Calendar à un tiers.

Les membres autorisés de la pratique peuvent voir dans Robin les informations nécessaires à leur travail de planning, selon leurs droits internes.

Les membres de Robin ne lisent pas le contenu des événements Google Calendar dans le cadre normal du service. Tout accès technique exceptionnel est limité aux personnes autorisées, strictement encadré, et réservé aux besoins de sécurité, de support demandé par la pratique, de diagnostic ou de respect d'une obligation légale.

La pratique peut déconnecter Google Calendar depuis les paramètres Robin. L'utilisateur Google peut aussi révoquer l'accès depuis les paramètres de sécurité de son compte Google.

Après déconnexion ou révocation, Robin cesse d'utiliser les jetons Google Calendar pour cette pratique. Les informations de connexion et de synchronisation qui ne sont plus nécessaires sont supprimées, anonymisées ou archivées selon les obligations applicables et les besoins de sécurité.

Le cabinet ou la clinique reste responsable de la gestion des membres de son équipe, des droits accordés, des informations ajoutées dans Robin et des instructions données au service.

Chaque organisation doit limiter les accès aux personnes qui ont besoin des informations pour accomplir leur mission.

Les données de compte, de configuration et d'exploitation sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service, gérer la relation contractuelle, assurer la sécurité et respecter les obligations applicables.

À la fin de la relation, les données sont supprimées, archivées, anonymisées ou restituées selon le contrat, les contraintes techniques raisonnables et les obligations légales applicables.

Lorsque vous visitez robin.vet ou remplissez un formulaire, Robin peut traiter votre nom, votre email professionnel, votre numéro de téléphone, votre organisation, votre fonction, le contenu de votre demande, les échanges associés et certaines données techniques de navigation.

Le site peut aussi utiliser des mécanismes strictement nécessaires pour fonctionner correctement, protéger les formulaires et prévenir les abus.

Ces données servent à répondre à votre demande, organiser une démonstration, assurer le suivi précontractuel ou commercial, sécuriser le site, prévenir le spam et comprendre les besoins des personnes qui nous contactent.

Le fondement juridique dépend du contexte, notamment l'exécution de mesures précontractuelles, l'intérêt légitime de Robin à exploiter un site sécurisé et, lorsque nécessaire, votre consentement.

Les demandes de démonstration et échanges commerciaux sont conservés pendant la durée nécessaire au suivi de la relation, puis supprimés, anonymisés ou archivés lorsque cela devient approprié.

Certaines informations peuvent être conservées plus longtemps si cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, résoudre un litige, documenter une relation contractuelle ou protéger la sécurité du service.

Oui, uniquement lorsque c'est nécessaire pour fournir le service. Robin peut s'appuyer sur des prestataires pour l'hébergement, la base de données, l'authentification, l'envoi de messages, WhatsApp, les agendas, le support, la supervision, la sécurité et la prévention des abus.

Ces prestataires agissent selon leurs propres engagements contractuels et de sécurité. Ils ne sont pas autorisés à utiliser les données pour leurs propres finalités indépendantes lorsque Robin les mandate comme sous-traitants.

Les données Google Calendar obtenues via OAuth font l'objet d'une règle plus stricte : Robin ne les partage, transfère ni divulgue à aucun tiers. Elles ne sont utilisées que pour les fonctions de planning Google Calendar décrites dans la section 3.

Oui. Lorsque le cabinet ou la clinique active une intégration, par exemple un outil d'agenda ou de gestion de rendez-vous, Robin peut transmettre les données nécessaires pour exécuter l'action demandée.

La structure vétérinaire est responsable du choix et de la configuration de ces intégrations dans son propre environnement.

Les données Google Calendar ne sont pas transférées d'une intégration vers une autre. Si Robin écrit dans Google Calendar, il le fait uniquement dans l'agenda Google autorisé et sélectionné par la pratique, pour l'action de planning demandée.

Certains prestataires ou canaux techniques peuvent traiter des données dans d'autres pays. Lorsque cela se produit, Robin cherche à s'appuyer sur les garanties contractuelles et techniques appropriées, comme les clauses contractuelles types ou des mesures de protection équivalentes lorsque la loi l'exige.

Robin met en place des mesures techniques et organisationnelles destinées à limiter les accès inutiles, séparer les données par organisation, contrôler les droits, journaliser certains événements, sécuriser les interfaces et réduire le risque d'accès non autorisé.

Les accès internes sont limités selon le besoin d'en connaître, notamment pour le support, la sécurité et le diagnostic technique.

Aucun service numérique ne peut garantir un risque zéro. Robin cherche toutefois à réduire l'exposition au strict nécessaire, à détecter les incidents raisonnablement possibles et à réagir rapidement en cas de problème.

Contactez le cabinet ou la clinique concernée si le problème est lié à une conversation, un rendez-vous ou un dossier suivi par cette structure.

Pour un problème lié au site robin.vet, à une demande de démonstration ou au fonctionnement direct de Robin, écrivez à info@robin.vet avec les informations utiles pour comprendre la situation.

Selon votre situation et la loi applicable, vous pouvez disposer d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition, de portabilité et de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits peuvent être limités dans certains cas, par exemple lorsqu'une obligation légale impose la conservation de certaines informations ou lorsqu'une vérification d'identité raisonnable est nécessaire.

Pour les données liées à robin.vet, à une démonstration ou à un contact direct avec Robin, envoyez un email à info@robin.vet en précisant l'objet de votre demande.

Pour les données liées à une conversation, un rendez-vous ou un dossier géré par un cabinet ou une clinique, contactez d'abord cette structure. Si besoin, Robin collaborera avec elle pour traiter la demande.

Oui. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente.

Oui. Robin peut mettre cette politique à jour pour refléter l'évolution du service, des prestataires, des intégrations, de la loi applicable ou de nos pratiques internes.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Pour toute question sur cette politique, le site robin.vet ou les données traitées directement par Robin, vous pouvez écrire à info@robin.vet.