Demandes de demo
Lorsque vous remplissez un formulaire ou nous contactez directement, Robin traite vos coordonnees professionnelles pour repondre a votre demande et organiser un echange commercial.
Politique de confidentialite
Une politique claire pour un produit qui traite des messages sensibles.
Robin aide les cabinets et les cliniques a gerer des demandes entrantes sur WhatsApp, organiser des rendez-vous et transmettre les cas qui necessitent une intervention humaine. Cette page explique quelles donnees nous traitons, dans quel cadre, et comment distinguer les responsabilites entre Robin et la structure de soins qui utilise le service.
Usage en cabinet ou en clinique
Pour les messages patients ou proprietaires d'animaux, le cabinet ou la clinique qui utilise Robin reste en principe le principal responsable du traitement. Robin agit alors comme fournisseur de la plateforme et traite les donnees sur instruction.
WhatsApp et outils connectes
Les conversations peuvent transiter par WhatsApp et par les integrations necessaires au service. Leurs propres politiques peuvent aussi s'appliquer en plus de celle-ci.
Perimetre
Ce que couvre cette page
Cette politique de confidentialite explique comment Robin traite les donnees personnelles liees au site marketing, aux demandes de demonstration, aux comptes professionnels et au fonctionnement du service lorsqu'il est deploye par un cabinet ou une clinique.
- Elle couvre le site web public, les formulaires de contact ou de demo, et l'utilisation de Robin comme assistant conversationnel pour les structures de soins.
- Elle ne remplace pas la politique de confidentialite du cabinet ou de la clinique qui utilise Robin vis-a-vis de ses propres patients ou clients.
- Lorsque plusieurs textes s'appliquent, nous cherchons a indiquer clairement qui traite quoi et pour quelle finalite.
Roles
Qui est responsable du traitement ?
Le role de Robin depend du contexte dans lequel les donnees sont collecte es. Pour les demandes de demo et les contacts directs, Robin agit comme responsable du traitement. Pour les echanges patients ou les donnees operationnelles d'un cabinet, Robin intervient generalement comme sous-traitant ou fournisseur technique pour le compte de la structure qui utilise le service.
- Si vous nous contactez via le site, nous gerons directement les informations que vous nous transmettez.
- Si vous echangez avec Robin au nom d'un cabinet ou d'une clinique, la structure concernee reste en principe votre interlocuteur principal pour les demandes relatives a votre dossier.
- En pratique, une demande d'acces, de rectification ou de suppression sur une conversation patient doit d'abord etre adressee au cabinet ou a la clinique concerne(e).
Donnees
Les categories de donnees que nous traitons
Nous essayons de limiter la collecte au strict necessaire pour fournir le service, securiser la plateforme et permettre aux equipes de s'en servir utilement.
- Donnees de prise de contact et de demo : nom, email professionnel, numero de telephone, profession, contenu de la demande et historiques d'echange associes.
- Donnees de compte et de configuration : identifiants professionnels, organisation rattachee, parametres du cabinet ou de la clinique, base de connaissances, regles de routage et preferences produit.
- Donnees de conversation : messages WhatsApp, horodatages, metadonnees techniques, numero de telephone normalise, contexte de rendez-vous et informations necessaires au suivi de la demande.
- Donnees techniques et de securite : journaux applicatifs, evenements de connexion, donnees necessaires a la prevention des abus, au diagnostic et a la protection du service.
- Selon l'usage, certaines informations traitees dans Robin peuvent relever de categories sensibles, notamment lorsqu'un patient partage des informations medicales ou de sante dans une conversation.
Finalites
Pourquoi nous traitons ces donnees
Les donnees personnelles sont traitees pour fournir le service promis, echanger avec vous de maniere utile et maintenir un niveau de securite adapte a un contexte de soins.
- Repondre aux demandes de demonstration, preparer un rendez-vous commercial et assurer le suivi de la relation precontractuelle.
- Permettre au cabinet ou a la clinique d'utiliser Robin pour accueillir, qualifier, organiser et transmettre les demandes entrantes.
- Securiser la plateforme, prevenir les usages frauduleux, investiguer les incidents et documenter les actions necessaires au support.
- Respecter nos obligations legales, contractuelles et regulatories lorsque celles-ci s'appliquent.
- Le fondement juridique depend du contexte : execution de mesures precontractuelles ou du contrat, interet legitime a exploiter un service securise, respect d'obligations legales et, le cas echeant, consentement.
Partage
Avec qui les donnees peuvent etre partagees
Nous ne vendons pas les donnees personnelles. Les informations peuvent en revanche etre accessibles aux seules personnes et aux seuls prestataires qui en ont besoin pour faire fonctionner le service ou repondre a une obligation.
- Les membres autorises du cabinet ou de la clinique peuvent consulter les informations necessaires au traitement des demandes qui leur sont adressees.
- Nous pouvons faire appel a des prestataires techniques pour l'hebergement, la base de donnees, l'authentification, le support, la protection anti-abus et la messagerie requise pour WhatsApp.
- Certaines donnees peuvent etre transmises aux integrations activees par le cabinet, par exemple des outils de calendrier ou d'agenda, lorsque cela est necessaire pour executer une action attendue.
- Nous pouvons divulguer des donnees si la loi l'exige ou si cela est necessaire pour proteger nos droits, ceux de nos clients, ou la securite des personnes.
Conservation
Combien de temps les donnees sont conservees
La duree de conservation depend de la nature des informations, du type de relation avec Robin et des obligations applicables.
- Les demandes de demo et les echanges commerciaux sont conserves pendant la duree necessaire au suivi de la relation, puis supprimes ou archives selon nos contraintes legales et administratives.
- Les donnees de compte et de configuration sont conservees tant que le service est actif pour l'organisation concernee, puis gerees selon les delais prevus contractuellement ou legalement.
- Les conversations et journaux operationnels peuvent etre conserves tant qu'ils restent necessaires au fonctionnement du service, aux exigences du cabinet ou de la clinique, au support ou a la securite.
- Lorsque cela est possible et approprie, nous supprimons, anonymisons ou limitons les donnees qui ne sont plus necessaires.
Securite
Comment nous protegeons les informations
Robin est concu pour limiter les acces inutiles et cloisonner les donnees par organisation. Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptees au niveau de sensibilite des informations traitees.
- Controles d'acces, separation par pratique ou organisation, journalisation et restrictions d'usage internes.
- Mesures de securite dediees a l'authentification, a la protection des interfaces et a la reduction des risques d'acces non autorise.
- Revue des incidents, limitation des acces operateurs et principe du besoin d'en connaitre.
- Aucun systeme n'offre un risque zero, mais nous cherchons a reduire l'exposition au strict necessaire et a reagir rapidement en cas de probleme.
Droits
Vos droits et la bonne facon de nous contacter
Selon votre situation et la loi applicable, vous pouvez disposer d'un droit d'acces, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation du traitement, de portabilite ou du retrait de votre consentement lorsqu'il sert de base legale.
- Pour demander la suppression de vos donnees personnelles liees au site, a une demo ou a un contact direct avec Robin, envoyez un email a info@heyrobin.co en precisant l'objet de votre demande.
- Pour une demande concernant le site, une demo ou un contact direct avec Robin, vous pouvez nous ecrire a info@heyrobin.co.
- Pour une demande concernant une conversation patient, un rendez-vous ou un dossier gere pour le compte d'un cabinet ou d'une clinique, contactez d'abord la structure concernee.
- Nous pourrons demander des informations complementaires raisonnables pour verifier votre identite avant de traiter une demande.
- Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectes, vous pouvez egalement vous adresser a l'autorite de protection des donnees competente.
Cookies
Cookies, CAPTCHA et donnees de navigation
Le site public peut utiliser un nombre limite de technologies techniques pour fonctionner correctement, proteger les formulaires et prevenir les abus.
- Nous utilisons notamment les mecanismes strictement necessaires a la securite du site, au maintien de session et a la verification anti-spam ou anti-robot.
- Si des mesurements supplementaires, cookies analytiques ou traceurs marketing etaient ajoutes plus tard, cette page devrait etre mise a jour en consequence.
- Lorsque la loi l'impose, nous chercherons a recueillir le niveau de consentement requis avant tout depot non essentiel.
Contact
Une question precise sur vos donnees ?
Pour les demandes liees au site ou a une demo, ecrivez-nous a info@heyrobin.co. Pour un dossier gere par un cabinet ou une clinique, contactez d'abord la structure concernee afin que la demande soit traitee au bon endroit.
Pour demander la suppression de donnees personnelles, envoyez un email a info@heyrobin.co avec les informations utiles pour retrouver votre demande.